En alguna ocasión habremos oído hablar de lo que es un cuadro de mando de una empresa. Para 4Proy, es una herramienta fundamental y de vital importancia , puesto que debería ser lo primero que se debe implantar.
Definición e importancia de un cuadro de mando
Nos vamos a comer con unos amigos y al entrar en el coche no tenemos ninguna información sobre la velocidad a la que circulamos o la autonomía del combustible. Podríamos conducir, está claro, pero cumplir la reglamentación de tráfico o saber cuánto nos queda en el depósito, sería totalmente intuitivo. Y así de intuitiva es la gestión de muchas pymes que carecen de esta herramienta.
Partimos de que sabemos qué queremos conseguir en nuestra compañía. Es decir, hemos tomado las decisiones más importantes, normalmente de año en año, sobre lo que queremos vender, ganar, con qué recursos, con qué inversiones, etc. Esas grandes decisiones es lo que llamamos estrategia.
Si conocemos la estrategia, obtendremos, en pura lógica, una serie de objetivos que intentar cumplir. Así, si queremos vender más, quizá un objetivo fuese “aumentar el número de nuevos clientes en un 10%”.
A lo largo del año, necesitaríamos una serie de indicadores (y ahora veremos qué es un indicador), que nos vayan diciendo qué ha pasado y si ese objetivo se alcanzará.
Tenemos, nuestro cuadro de mando: una herramienta que facilita la toma de decisiones basada en los resultados de un conjunto de indicadores que nos informan sobre la consecución de un objetivo estratégico.
Que no nos líen más, pero no por ello, no desdeñemos su importancia. En vez de sumergirnos en un montón de conceptos tales como KPI, OKR, PPI, KBO, etc., hagámoslo fácil:
En nuestras empresas hay muchos observables, que una vez cuantificados, constituyen medidas. Por ejemplo: hemos vendido 10, ha costado 5. Así, todos los días medimos decenas de cosas.
Una métrica sería el siguiente “paso evolutivo”: una medida que se usa para evaluar y comparar el rendimiento de una magnitud empresarial.
¿Y un indicador? Cuando una métrica proporciona un valor cuantitativo que nos permite conocer el estado de un valor objetivo que refleja el rendimiento de una organización y es de alta importancia estratégica. Explica, por tanto, sus siglas en inglés Key Performance Indicator, sobre todo, por lo de “clave”. Y recordemos, todo KPI es una métrica, pero no toda métrica constituye un KPI.
Cuando juntamos los objetivos estratégicos y los indicadores que los parametrizan, tenemos nuestro cuadro de mando, que aterriza la misión, la visión y la estrategia a variables que todos pueden seguir y comprender.
En muchas ocasiones, los cuadros de mando desarrollados se centraban más en aspectos financieros y en el corto plazo. Dos concienzudos señores de Harward, Kaplan y Norton, desarrollaron el modelo más aceptado en la actualidad de un cuadro de mando, mediante el cual los objetivos estratégicos deben recorrer las cuatro perspectivas de la empresa:
- La financiera, al servicio de los accionistas.
- La del cliente, al servicio de la satisfacción de los clientes.
- La de procesos internos y,
- La de formación y desarrollo, al servicio de los recursos humanos y los sistemas.
Al contemplar todos los aspectos empresariales, el cuadro de mando clásico pasaba a estar más equilibrado o “balanceado”, como sería una traducción de ir por casa del inglés. Tenemos ante nosotros el BSC o Balanced Scorecard.
Consejos para implantar un Balanced Scorecard (BSC)
Por último, si ya hemos entendido la potencia e importancia de esta herramienta, me gustaría terminar con una serie de consejos que, según mi experiencia, nos pueden ayudar o perjudicar a la hora de implantar un BSC en nuestro negocio:
- Centrarnos en unos pocos objetivos por perspectiva y unos pocos indicadores por objetivo. De este modo, se pone foco en el impacto y se busca el consenso de todos. Cuanto más visuales sean, más estamos transmitiendo la estrategia y aumentando la motivación.
- Midamos el rendimiento actual como punto de partida.
- Los KPI deberán ser cuantitativos, confiables y fáciles de medir. Y cuando digo fácil, incluyo también económicos. Imaginemos que cada vez que tengamos que medir algo, tuviéramos que viajar en avión, destruir una construcción o parar una planta… Tampoco nos quedemos en un contexto de lo fácil, lo confortable o de la irrelevancia del alcance. Aleksey Savkin, en su libro 10 Step KPI System, ofrece un conjunto de preguntas que constituyen un guía fácil de construcción de KPI.
- Utilicemos el cuadro de mando para dar a conocer la estrategia y corregirla en su caso, trabajar el largo plazo, centrarnos en lo verdaderamente crítico, detectar comportamientos no alineados con los propósitos de la dirección, desarrollar e implantar una retribución variable de los directivos y conseguir el compromiso y la motivación del personal.
No es difícil y es un ejercicio saludable que, recordemos, parte de tener clara una estrategia… esa gran desconocida.
Si necesitas más información y profesionales que te aconsejen sobre la implementación de un cuadro de mando en tu empresa, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.