Como comentaba en el artículo de diciembre de 2023, “Cash is King” es el grito de guerra cuando una empresa tiene problemas de liquidez. Y, en estos casos, todo, absolutamente todo, se debe subyugar a la tesorería antes de resolver problemas de venta e incluso de resultados.
Y no solo me refiero a situaciones concursales, sino que, he podido comprobar como empresas con beneficios no pueden cumplir sus compromisos de caja. La contabilidad nos va a mostrar unos ingresos mayores que los gastos, pero nos esconde contumazmente unos pagos mayores que los cobros.
Tenemos que utilizar más herramientas que las que nos aportan el análisis de Cuenta de Resultados y Balance. Necesitamos un presupuesto de tesorería.
En el artículo de mayo de 2025 me permitía una analogía entre la Cuenta de Resultados como una persona abierta y alegre que es capaz de ser casi transparente en su información y al Balance, como su compañero de vivencias más callado e introvertido al que le tenemos que arrancar las palabras. Pero también indicaba que cualquier análisis de la salud financiera de la organización debería contar con un tercer amigo, el artista bohemio, el Presupuesto de Tesorería.
Como una definición genérica se podría decir que el presupuesto de tesorería es una herramienta financiera que se utiliza para prever el flujo de entradas y salidas efectivo de una empresa en un período determinado, por lo general en el corto plazo. Está bien, pero, a esta tan académica definición me gustaría añadir que es una herramienta crucial, que no podemos dejarla de implantar con excusas de falta de tiempo ni de medios.
Se trata de un documento dinámico, es decir, que se va modificando con la realidad y nos facilita la toma de decisiones, la anticipación de problemas y un crecimiento sostenible de la organización. Su instauración en una compañía genera beneficios inmediatos más allá de la rigurosidad de la misma, puesto que, lo peor que se puede hacer, es no hacerla.
En muchas empresas se tiene el convencimiento de que se tiene esta herramienta. Por desgracia es habitual que lo que llaman tesorería sea una previsión a final de mes con una mezcla de saldos, efectos a cobrar y a pagar. ¿Qué puede salir mal?
Una verdadera herramienta de control de la caja nos aporta una visión más allá del corto plazo mensual, de forma que podemos prever lo que pasará en las próximas semanas o meses o incluso en lo que quede de año. Algo así nos aporta una enorme seguridad y poder “pisar firme” para, entre otras:
- Prever las necesidades de efectivo y asegurarse de que se cuenta con suficiente liquidez para cumplir con todos los compromisos que tengamos.
- Poder hacer análisis de sensibilidad introduciendo diferentes casuísticas y escenarios hipotéticos.
- Poder financiar inversiones o proyectos especiales.
- Anticipar la rentabilidad de una nueva propuesta estratégica de desarrollo.
- Inspirar confianza y recaudar fondos en entidades bancarias e inversores.
- Mejorar la capacidad de negociación con proveedores y acreedores pudiendo llegar a acuerdos con fiabilidad y compromiso.
- Anticiparnos a tendencias y patrones de comportamiento.
En muchos blogs y artículos podemos encontrar cómo se hace un presupuesto de tesorería. Yo no voy a ser menos, pero, antes de meterme con los flujos de cobros y de pagos, en la mayoría de dichas publicaciones no se comienza con un elemento esencial para la construcción de esta herramienta; un presupuesto anual de la compañía.
Por tanto… pasos para la construcción e implantación de un presupuesto de tesorería:
- Paso 0. Presupuesto. Se necesita un presupuesto anual. En abril de 2023 ya comentaba la importancia de esta herramienta de control de gestión. Preguntémonos. Los cobros y los pagos (sobre todo los inherentes a costes variables) suelen tener una visión no muy superior a pocos meses. Por ejemplo, sabemos contablemente qué hemos vendido y solemos tener unas ventas comprometidas o cartera o pedidos en firme o como le llamemos, pero no tenemos a mayor horizonte más información. ¿Cómo lo resolvemos? Pues tendríamos que echar mano del presupuesto para no quedarnos en la cortedad de miras en las que se cae en algunas organizaciones.
- Paso 1. Saldo inicial. Sí, ahora ya sí, pasamos a contar con el efectivo disponible al inicio del período presupuestario, normalmente los saldos bancarios. Nuestro punto de partida.
- Paso 2. Flujo de cobros. Todo aquello que sea un flujo de entrada de efectivo como las ventas, financiación bancaria, subvenciones o ayudas, aportaciones de socios, etc. No nos olvidemos del tipo de IVA y de los vencimientos de los clientes. También podemos contar con el crédito del IVA si sale a recaudar.
- Paso 3. Flujo de pagos operativos. Contamos con los pagos a proveedores y acreedores, salarios y seguridad social y todo el resto de los costes de la compañía. Cuidado también con aquello que está sujeto a IVA y lo que no.
- La diferencia entre estos dos montantes, cobros y pagos operativos nos aportará una clara información financiera sobre si la empresa es capaz de generar con su modelo de negocio flujos de caja positivos.
- Paso 4. Flujo de pagos no operativos. Aquí tenemos en cuenta los impuestos, la devolución de préstamos e intereses y las inversiones o CAPEX. De esta forma podemos diferenciar si la empresa es capaz de generar caja, pero no pude encarar inversiones o si tiene un servicio de la deuda que aligerar.
- Paso 5. Saldo Final. El efectivo al final del período nos dirá si tenemos que tomar alguna medida.
- Paso 6. Implantar un procedimiento de control de la tesorería. En función de la criticidad de la caja en la empresa, éste debería ser mensual, semanal o incluso diario. Este detalle también alcanza al periodo de tiempo empleado: meses o semanas. Muy típico suelen ser presupuestos de tesorería de 9, 10 y hasta 13 semanas de horizonte.
Como he comentado al principio, no hay excusas. El presupuesto de tesorería funciona muy bien con una hoja de cálculo. No funciona tan bien en servilletas o en la cabeza del empresario como me suelen asegurar, pero, además, existe una enorme variedad de herramientas informáticas de gestión de la tesorería, adaptables a todo tipo de empresa por tamaño o capacidad económica.
El uso de este tipo de software nos presenta importantes ventajas tales como:
- Conectividad y accesibilidad con seguridad con las aplicaciones en la nube.
- Capacidad de integración con ERP.
- Facilidad de uso.
- Automatización de tareas como órdenes de pago y cobro, remesas, control de facturas, gestión de presupuestos, vencimientos y seguimientos de cuentas y actualización con la contabilidad.
- La entrada de la IA nos permite operar con cambio de divisas cuando se opera en diferentes países, desplegar el dinero en efectivo donde más se necesita, cálculo de intereses, consolidar y tener en cuenta a la matriz y sus subsidiarias, análisis de datos avanzado con identificación de tendencias y patrones, etc.
- Mayor precisión y reducción de errores humanos.
- Configurar alarmas de todo tipo.
- Cuadro de mando con analíticas visuales en tiempo real y de forma gráfica.
Insisto. Crucial, crítico o indispensable, deberían ser los términos que acompañen a un presupuesto de tesorería.