Casi como continuación de anteriores publicaciones, muy centradas en las herramientas básicas que toda pyme debería poseer, quiero comentar hoy la importancia de tener un presupuesto de una empresa, cómo se debe confeccionar y su gestión. Todo ello, claro, bajo el prisma de mi opinión y experiencia.
Hace mucho tiempo me tocó ser el presidente de una urbanización en la que vivía. El Administrador de Fincas en ese momento (voy a obviar su nombre), nos hablaba de las desviaciones que año tras año teníamos los vecinos.
Muy ingenuamente, le sugerí la confección un presupuesto anual el cual vigilar su cumplimiento, de forma que si éste era superado, pudiéramos reaccionar de algún modo incluyendo desplazar el gasto que fuere a la siguiente anualidad.
El Administrador me miró como si yo hubiese bajado allí mismo de un platillo volante. Su cara era todo un “emoji” de sorpresa y me aseguró con espanto “que no se podía tener un presupuesto si no se sabía que iba a ocurrir y que para ello estaba el famoso e infalible método de la derrama”.
Más preocupante fue aún, que las hordas de vecinos le secundaran y poco más que casi fui linchado allí mismo.
Por supuesto, ese año, volvimos a sufrir graves desviaciones.
Por desgracia, me encuentro algunas pymes que funcionan con la misma clarividencia que aquel gestor de inmuebles. No tienen, o no creen, o no saben hacer un presupuesto.
Partamos por tanto de una premisa básica, a la que seguramente dedicaremos alguna que otra publicación: toda empresa debería tener una estrategia. Sin ésta, no podremos obtener el máximo rendimiento de un cuadro de mando , de un organigrama, de un presupuesto…, porque todo está sujeto a dicha planificación estratégica.
Como nos instruía el gran D. Enrique de Miguel Fernández en la universidad, las funciones de la dirección de empresas incluyen la planificación, la organización y el control, por lo que el presupuesto, cuál silogismo, es una herramienta fundamental de la gestión empresarial.
¿Qué es el presupuesto de una empresa?
Si nos centramos en cualquier definición de presupuesto empresarial, básicamente nos dirá que un presupuesto es una previsión que se expresa en términos financieros respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un período determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la dirección estratégica. O, dicho de otro modo: un presupuesto es la plasmación de las previsiones de ingresos y gastos de todas las operaciones de la organización. Y sí, resulta fundamental, básico o esencial (por incluir un nuevo adjetivo) para la gestión de nuestra pyme.
¿Por qué debemos de realizarlo?
Más que destacar las bondades de tener un presupuesto (de empresa), las plantearé en negativo
- Sin un presupuesto no podemos tener en cuenta en la gestión de la empresa los objetivos y KPIs estratégicos. ¿Dónde están si no?
- Sin un presupuesto no podremos saber qué funciona y que no funciona en la compañía tanto a nivel de producto o servicio, como de departamento proceso o función.
- Sin un presupuesto no podremos medir el desempeño de los directivos, mandos y trabajadores. Se pierde por lo tanto la cohesión organizacional y la necesaria cultura de proactividad.
- Sin un presupuesto ¿cómo asignamos recursos?
- Sin un presupuesto no podremos saber la previsión de tesorería más allá del final de cada mes.
- Pero lo peor y que engloba a todo lo anterior: no podremos tomar decisiones.
Algunas empresas me comentan que no requieren de un presupuesto, pues realizan un seguimiento exhaustivo de sus ventas y de sus gastos. Y he aquí el quid de la cuestión: controlar no es saber donde estamos. No es conocer las ventas ni los gastos. No se trata de realizar seguimiento alguno. Controlar es un proceso y no una acción. Y como proceso consiste, en efecto, saber el qué, comparar con lo que esperábamos y reaccionar, corregir, realizar un feedback que nos minimice la desviación. ¿Me puede alguien decir cómo se puede llevar a cabo el control sin presupuesto?
Un sobrino mío adolescente, me decía que sus padres le daban, invariablemente, siempre la misma paga. En tal caso, el chaval no necesita un gran presupuesto de ingresos. Pero, ¿acaso las empresas no están sujetas, más que nunca a una enorme incertidumbre, a un entorno casi fluido? En tal caso, nos puede fallar el presupuesto, pero peor es no tenerlo.
La literatura nos aportará gran variedad de presupuestos: fijos, variables, en función del plazo, maestro, operativo, de producción, de compras, de tesorería, públicos o privados, de base cero, y una diversidad de clasificaciones atendiendo a distintos criterios. De verdad, no hace falta tanta complejidad. Lo único que puede afectar a un presupuesto, en su ejecución, es el sector de la empresa: industrial, de servicios, de distribución, etc. Y, curiosamente, poco se encuentra publicado al respecto.
Consejos para realizar el presupuesto de una empresa
Sea entonces para terminar, mis consejos de diablo viejo
- Tenga un presupuesto.
- Tenga un presupuesto completo: con unidades productivas y de servicios y en términos monetarios. Llámele maestro si quiere, pues de aquí dimanarán los demás presupuestos.
- Comience con las previsiones de ventas (presupuesto de ingresos).
- Si dispone de un equipo comercial, lleve a cabo un Plan de Ventas en el que se prevea el comportamiento por clientes del año en curso.
- Si dispone de información productiva, use de base la producción en unidades según las ventas históricas.
- Incluya los objetivos a las ventas arreglo a la estacionalidad, a las tendencias, al conocimiento del mercado, a los nuevos eventos del mismo, es decir, básese en la estrategia.
- Confeccione el presupuesto de gastos.
- Lleve a cabo un proceso iterativo que concluya con los objetivos de los resultados esperados.
- Haga una aprobación por escrito. En seno del comité de dirección o del consejo de administración, pero comprométase con el presupuesto.
- Plazo: un año; no se complique más.
- Realice revisiones periódicas, pero nunca, nunca, cambie el presupuesto a no ser que sufra su particular cisne negro. Olvídese de presupuestos flexibles. La mejor forma de esconder una barriga incipiente, es comprar una talla más. Explique las desviaciones (positivas o negativas), pero no cambie el presupuesto.
- Tome decisiones, corrija… controle su compañía.
El mero hecho de realizar un presupuesto va más allá de “sacar la bola de cristal”. Es un acto saludable, racional, prudente y de CONTROL.