En el anterior artículo nos adentrábamos en el universo del Cuadro de Mando Integral como una herramienta básica en cuanto a gestión. Y saludable, en cuanto que nos obliga a desarrollar una estrategia y aterrizarla para toda la organización.
Al fin y al cabo, lo que se pretende es tener información para poder tomar decisiones.
Desde hace algún tiempo, se está haciendo mayor hincapié en ciertas características de los líderes, por supuesto justificadamente. Y se ha estado dejando algo de lado la toma de decisión. Como directivo o directiva, como líder de un ámbito de control empresarial, se nos retribuye en cuanto a la transformación y mejora, la obtención de resultados, la innovación, la cohesión del equipo. Pero ello no puede lograrse por sí solo si no tomamos docenas de decisiones diarias de mayor o menor calado.
He conocido profesionales brillantes con una pésima toma de decisión. O con extraordinarios conocimientos y experiencia que suelen equivocarse demasiado. He trabajado con directivos que requieren rodearse de montañas de información antes de mover un dedo. Y otros que con cuatro datos eran quirúrgicos en sus decisiones. De todo hay y fácil no es.
Lo que estamos de acuerdo, es que a cuanta mayor cantidad y calidad de la información, mejor será la toma de decisión.
Técnicas de previsión disponibles en las empresas
Nivel contable
Esto ya es historia. La información que procede de la contabilidad se basa en hechos consumados, prácticamente irremediables. Nuestra información procede de una factura de ventas o de un proveedor que representan la materialización de una transacción y un devengo.
Si nuestra toma de decisión se basa en la información contable estamos haciendo “autopsias”, expresión que me habrán oído decir mis colaboradores durante muchos años. No quiero ni imaginar qué ocurre en las empresas en las que la contabilidad es únicamente la del plan general y ni siquiera es una contabilidad analítica. Y menos aún, en aquellas organizaciones donde la contabilidad está retrasada varios meses.
Nivel presupuestario
Mi primer jefe siempre me decía: “venga, coge la bola de cristal y vamos a hacer el presupuesto”. Todo un mundo el saber hacer un presupuesto, pero no cabe duda que, indiscutiblemente necesario (aunque hay quien lo discute) e implícitamente aparejado a la toma de decisión. Presupuestar es un arte, pero no todo es sacar el dedo mojado para ver por donde sopla el viento. Nos podemos basar en información histórica, en las tendencias actuales, en objetivos estratégicos u operativos y conformar aquello que debe ser nuestro norte y referencia.
Así, Alicia en el país de las maravillas (Lewis, Carrol. 1865) le pregunta a nuestro sonriente gato Cheshire, que dónde está, ya que se había perdido, y éste le contesta que “Si no sabes adónde quieres ir, no importa qué camino sigas”. Y, sin presupuesto, no sabemos a ciencia cierta qué queremos conseguir.
Nivel gestión
Además de la información histórica y la presupuestada, disponemos de muchas fuentes añadidas con mayor o menor incertidumbre, que yo denomino información de gestión. Por ejemplo, podemos analizar las ventas del primer trimestre y la cartera de pedidos del mes abril, conformado, antes de tener el cadáver en la mesa de autopsias, la información de ventas de dicho mes o incluso de un mayor horizonte temporal. El retraso de una materia prima, la pérdida de un cliente, una huelga de transporte, etc., son circunstancias que ya podemos tener en cuenta en la puesta en juego de la información y en las decisiones.
Es muy importante que nuestro cuadro de mando refleje esta información de gestión mediante el uso de determinados indicadores: los indicadores tipo lag, nos mostrarán que ha pasado, mientras que los lead, podrán ir vislumbrando el futuro inmediato alineadamente a los objetivos.
Es necesario para una pyme dejar de pensar que la Business Intelligence (BI) o la Inteligencia de Negocio, son solo unas herramientas que únicamente las grandes corporaciones se pueden permitir. Ello es una falsedad (kit digital incluido) y un error, pues las herramientas de BI nos permiten conjugar toda la información contable, presupuestaria y de gestión para presentarla en un formato totalmente manejable para servir en bandeja la mejor toma de decisión.
Con BI podemos analizar de forma descriptiva (sobre lo que ha pasado en nuestra empresa) y obtener diagnósticos (por qué ha pasado) y poder optar a una toma de decisión que nos permita corregir nuestro negocio en pro de unos objetivos.
Ponernos manos a la obra con aplicaciones como Power Bi, Tableau o QlikView, ya no es una cuestión económica, sino del orden de las buenas prácticas de gestión empresarial. Y en aquellas organizaciones que se sumerjan en el mundo BPM (Gestión por Proyectos o Business Project Management) de la gestión por proyectos, la minería de datos nos aporta poderosas herramientas de análisis de procesos al alcance de cualquier organización.
Nivel predictivo
Podemos saber qué ha pasado, y el porqué, pero, ¿podemos hacer previsiones? Sin entrar en demasiadas complicaciones, este sería el último estado de la información.
Encontraremos dos tipos de previsiones. Las cualitativas y las cuantitativas (más el objeto de este artículo). Existe un conjunto de técnicas de “forecasting” que nos pueden ayudar en cualquier cuadro de mando: índices de desempeño, tasas de acumulación, uso de la estadística, series temporales, etc…Pero, lo importante es que como pyme empecemos a abrir los ojos ante el conocido como Monitoreo de Actividades de Negocio o BAM, de sus siglas en inglés de Business Activity Monitoring.
En este caso, ya nos movemos en el tiempo real, centrándonos en el reconocimiento de patrones, en la detección de errores y la respuesta a los mismos, en la obtención de previsiones. El uso de la IA (Inteligencia Artificial), en especial del Learning Machine o de los módulos CEP, nos aporta información procesada de una potencia inimaginable.
Si bien es cierto que las herramientas BAM todavía no están tan sociabilizadas como las BI. Ya podemos comenzar a estudiar nuestras plataformas SAGE o SAP entre las típicamente habituales para esta poderosa implantación predictiva.
En recuerdo de Marcelo Trénor.