Entró con su energía usual. Me puso la mano en el hombro. A sus más de setenta años, aún conservaba ese carisma y esa mirada entre divertida e inquisidora que tantos éxitos le había dado en su larga vida. Y me habló del equipo comercial.
Me dijo que todo lo que ahora hacen cuatro personas, incluida la administrativa comercial, lo hacía él solito en los tiempos pretéritos en los que la empresa crecía sin parar. Y me dijo que ahora, los comerciales no despegaban el culo de la silla, y que ya no quieren visitar, ni comer o cenar con los clientes ni acordarse del nombre de sus hijos…
La empresa ya no era la misma empresa, pero el empresario aún no se había dado cuenta. Lo positivo es que no se daban los típicos signos de una empresa en recesión: disminución de la rentabilidad, tensiones de liquidez, endeudamiento desproporcionado, desorganización, duplicidad de tareas, procesos internos lentos, organización desmotivada, pérdida de clientes, aumento de reclamaciones, etc., que nos aconsejan iniciar cuanto antes un proceso de reorganización.
No. En este caso, contemplábamos cómo la empresa había crecido sana y rápidamente mientras que su estructura se quedaba incoherente e inadaptada.
El tema concreto es: ¿cómo reorganizar una empresa que ha crecido sin estructura?
Diferencias entre reorganizar y reestructurar
Como ya he transmitido en otros artículos, no me gusta el tono académico, pues, en ocasiones, la realidad se aleja un tanto de la teoría. Pero, en este caso, y como decía mi primer jefe, “de inicio, la mejor práctica es una buena teoría”.
El concepto mayor es el de “organización de una empresa”. Organizar incluye planificar, organizar y controlar, con lo que abarca la estrategia, la organización en sí misma y todos sus elementos de control. El mecanismo que aúna estas funciones empresariales es la dirección.
Reorganizar, como consecuencia, sería replantear todas las funciones de la dirección de empresas para el caso en el que la compañía tenga una necesidad de cambio de su modelo de negocio. Lo que ocurre es que, normalmente, se asemeja reorganización a la fase de cambios materiales, posterior a la reflexión —proceso mental— estratégica y a la implantación y seguimiento de unos KPI de control.
La reestructuración empresarial tiene connotaciones negativas, más asociadas a situaciones de crisis e incluso concursales. Así, suele haber una confusión entre reorganización y reestructuración, aunque se distinguen por pequeños matices:
- Ambas persiguen mejorar el desempeño y la viabilidad de la compañía.
- Ambas precisan de un análisis y diagnóstico inicial, aunque las velocidades y profundidad del mismo cambian. En la reestructuración de una empresa, este diagnóstico debe ser rápido y llevado a cabo por profesionales con experiencia.
- Ambas requieren de mucha comunicación, tanto interna como externa. La falta de esta es una clara muestra de la falta de liderazgo necesario para su implantación y uno de los principales motivos del fracaso.
- Se considera un carácter más preventivo a la reorganización, muy ligado a la estrategia y a un mayor plazo.
- Se considera un carácter más reactivo a la reestructuración, muy identificada con necesidades de resultados, caja y financiación.
- En definitiva, la reestructuración suele ser reactiva.
¿Qué incluye la reorganización de una empresa?
Existe mucha información al respecto, por lo que, más allá de volver a utilizar la definición anterior, mejor será que hagamos una explicación más taxonómica.
Reorganizar una empresa es adaptar su estructura y sus mecanismos de control a una decisión estratégica, no a una necesidad de menor alcance —aunque no gravedad— como sería el caso de una reestructuración.
La clasificación que más me convence sería “desmenuzar” la reorganización en tres niveles, aunque no suelen funcionar aisladamente:
- Reorganización societaria: implica cambios en la estructura legal, societaria, patrimonial o accionarial de la empresa. Podría tener un alcance fiscal, debido a conflictos con los socios, o incluso llegar a un nivel operativo, como, por ejemplo, la escisión de diferentes actividades empresariales.
- Reestructuración financiera: mejora la viabilidad económica, la deuda o la liquidez. A veces, su alcance se confunde con el caso anterior, cuando, por ejemplo, se buscan socios capitalistas.
- Reorganización operativa: optimiza procesos, equipos y formas de trabajo, con un alcance muy ligado a los cambios organizativos —organigrama— y la mejora de procesos.
Por tanto, los tipos de reestructuración empresarial pueden responder a necesidades muy diferentes. No siempre se trata de solucionar una crisis. En ocasiones, la empresa simplemente necesita adaptar su estructura a una nueva dimensión, mejorar su funcionamiento o prepararse para una nueva etapa de crecimiento.
Caso real: cómo reorganizar una empresa que ha crecido sin estructura
Mi amigo el empresario era algo tozudo, pero, como persona inteligente, te escuchaba. Le hice entender varios temas.
En primer lugar, por qué cada vez se vendía más, pero los resultados estaban estancados. Nos ahondamos en que tenía dos plantas con dos actividades y productos muy diferentes.
Después, revisamos puestos duplicados, personas con más de un jefe y empleados que no se sabía muy bien qué hacían. En general, revisamos el organigrama, sin actualizar en años. Por ejemplo, la persona que se inició en contabilidad en los primeros años era una suerte de director financiero.
También revisamos la alta rotación que estaba empezando a tener, cuando, históricamente, nunca había sido así.
Por casualidad, la reunión se interrumpió por una fuerte discusión entre el responsable de calidad y el de operaciones por el incremento de devoluciones y el aumento de costes de postventa.
Finalmente, cuando le pregunté por la estrategia, claro, me dijo: “¿Y quién es esa?”.
Todos los indicios eran cristalinos: la empresa había crecido de tal forma que su estructura, a todos los niveles, se había quedado rezagada y ya no servía para la situación actual.
El camino —nada diferente a lo que se indica en cualquier publicación— había que comenzarlo.
Fase 1: análisis y diagnóstico
El primer paso consiste en conocer la situación real de la empresa. Hay que analizar su estructura, procesos, organización, resultados y principales problemas para identificar dónde están las ineficiencias y qué está provocando que la organización ya no responda a las necesidades actuales.
Fase 2: redefinición de objetivos y replanteamiento estratégico
Después debemos decidir hacia dónde queremos ir. Si no sabemos a dónde queremos llegar, estaremos tan perdidos como Alicia en el país de las maravillas.
La dirección estratégica debe marcar las prioridades y establecer los objetivos que deberán orientar los siguientes cambios de la organización.
Fase 3: replanteamiento de las herramientas de control
Es necesario revisar las herramientas que utilizamos para saber qué está ocurriendo en la empresa: cuadro de mando, reporting y KPI.
No podemos gestionar una nueva estructura con mecanismos de control que fueron diseñados para una empresa que ya no existe.
Fase 4: implantación de los cambios
Llegamos a la parte más complicada: ejecutar. Es aquí donde se materializa propiamente la reorganización empresarial, adaptando la estructura, los equipos, los procesos y las responsabilidades a las nuevas necesidades.
Y, durante todo el proceso, hay una fase que realmente debería acompañar desde el principio hasta el final: comunicar, comunicar y comunicar.
La comunicación es una de las claves para que cualquier proceso de reorganización o reestructuración empresarial tenga éxito. Los cambios afectan a las personas y, si estas no entienden por qué se producen, qué se pretende conseguir y cuál es su papel, la resistencia será inevitable.
En determinados procesos, además, la empresa puede necesitar reforzar temporalmente su capacidad de gestión y dirección. Es aquí donde el método interim puede aportar valor, incorporando experiencia directiva durante un periodo determinado y con unos objetivos concretos, sin necesidad de crear una estructura permanente.
Reestructurar o reorganizar: una decisión que requiere dirección
Una empresa que crece también cambia. Lo que funcionaba cuando tenía diez empleados puede dejar de funcionar cuando tiene cincuenta. Un organigrama pensado para una pequeña estructura puede generar problemas cuando aparecen nuevos departamentos, plantas, productos o mercados.
Por eso, reorganizar una empresa no significa necesariamente que algo vaya mal. En muchas ocasiones significa precisamente lo contrario: que la empresa ha crecido y necesita adaptar su estructura para continuar haciéndolo de forma sostenible.
La clave está en detectar cuándo ha llegado ese momento y actuar antes de que los problemas sean demasiado grandes.
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Si necesitas abordar una reorganización empresarial, una reestructuración de la empresa o reforzar temporalmente la dirección para afrontar un proyecto concreto, el método interim puede ser una alternativa flexible y orientada a resultados.
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